2.3. Creación de tablas

Para crear una tabla de datos se debe oprimir la pestaña Crear. En el grupo Tablas se podrá  seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access  son:

• Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
• Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
• Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
• Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
• Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
• Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
• Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Propiedades de los campos.

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro.

Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos.

A continuación les explicaremos las propiedades de los diferentes tipos de datos.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados.

Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave principal

 Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Eliminar una relación de tabla

1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

2.3.3. Vista diseño

En la creación de tablas para este módulo se trabajará en Vista diseño

El grupo Plantillas también  se puede acceder a elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Para comenzar a crear  una tabla en vista diseño, se inicia por  definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Para iniciar  se oprimirá el  botón Ver /Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña se visualizará  el nombre de la tabla (en este caso se llama proveedores)  en caso de que no se le asigne un nombre entonces por defecto  aparecerá con el nombre Tabla1

A continuación se visualiza la rejilla donde  se definirán  las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla se definirá  la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior  se observa  dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que  se está  definiendo.

Y a la derecha se observa un recuadro con un texto que ofrece algún tipo de ayuda sobre lo que se tiene que hacer.

2.3.4. Hoja de Datos

Despues de introducir los campos

La tabla en vista diseño se visualiza de la siguiente manera:

En la cual esta lista para ingresar los datos en el campo que corresponde.

      2.3.5. Asistente

crear una base de datos con el asistente es mucho mas sencillo ya que el mismo asistente nos lleva de la mano para seleccionar los campos que se requieran